Você sente que os colaboradores da sua equipe não estão rendendo como poderiam durante o tempo em que estão á disposição da empresa? Gastos com horas extras e retrabalho são acontecimentos comuns em seu cotidiano?
O baixo rendimento dos funcionários é um problema comum a muitas organizações. Mas pode ser superado com algumas atitudes, que podem partir tanto dos gestores quanto do RH.
Neste post, conheça algumas maneiras de influenciar seus colaboradores a renderem mais, sem aumentar o número de horas que eles ficam na empresa:
1. Antes de tudo, identifique a razão do problema
Se um funcionário foi contratado para fazer tais atividades em determinado número de horas, mas não está rendendo como deveria, a origem do problema pode ser mais do que mera irresponsabilidade.
Vale chamá-lo para uma conversa amigável para identificar se ele está tendo problemas mais sérios em casa ou na empresa, dando as orientações necessárias.
2. Divida as tarefas em etapas
Descartada essa hipótese acima, caso o problema do seu funcionário seja falta de organização, uma forma de estimular a produtividade em sua equipe é dividindo as tarefas em etapas.
Quando delegar uma tarefa para seu funcionário, não peça para ele entregá-la pronta daqui a um mês. Digamos que uma pessoa precisa escrever um ebook para entregar em duas semanas. Que tal pedir para ela escrever um capítulo a cada 3 dias, mostrando o resultado de cada passo para você?
Isso evita que seu funcionário procrastine e deixe para escrever todo o conteúdo na véspera da data de entrega, precisando ficar até tarde ou virar a noite para terminar.
3. Acompanhe as tarefas
Seja em um quadro na parede da empresa, com post-its ou com aplicativos como o Trello, é importante que o gestor acompanhe o desenvolvimento das tarefas. Assim, se é quarta-feira e uma tarefa que deveria ser entregue na sexta ainda nem foi iniciada, é um sinal de que tem algo errado, certo?
O acompanhamento por parte do gestor ajuda a identificar os motivos pelos quais uma tarefa está atrasada, mobilizando parte da equipe para ajudar, por exemplo, e evitando que o responsável fique por mais tempo na empresa.
4. Estimule os colaboradores a contarem o tempo que levam em cada atividade
Aplicativos como o Toggl ajudam seus funcionários a medirem o tempo investido em cada atividade, gerando, inclusive, relatórios ao final da semana.
Essa é uma forma de identificar quais atividades levam mais tempo do que o esperado para serem concluídas. Além disso, com o reloginho ligado, é mais difícil se entregar à procrastinação.
5. Desestimule as horas extras
É claro que há exceções, mas, quando o time está fazendo muitas horas extras, pode ser um sinal de que o tempo passado no escritório não está sendo devidamente aproveitado por seus colaboradores.
Horas extras são um custo a mais para sua empresa, além de aumentarem a jornada do colaborador, tornando-o mais cansado e diminuindo sua qualidade de vida, já que passará menos tempo em momentos de lazer com amigos e família.
Converse com o colaborador sobre isso e desestimule-o a fazer horas extras, exceto for quando extremamente necessário.
6. Use um software efetivo de controle da jornada de trabalho
No mercado, já existem ferramentas que trabalham integradas ao software de marcação de ponto da sua empresa, controlando a jornada de trabalho dos funcionários.
Esse tipo de solução é vantajosa porque oferece ao empregador mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários, o que reduz gastos com horas extras e passivos trabalhistas. Também é benéfico para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso.
Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
Essa é uma forma de estimular um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa.
Caso as horas extras sejam realmente necessárias, no entanto, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao RH para que o mesmo faça a alteração. Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente.
Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio.
Conheça mais sobre o Scua Logon.
E você, como estimula a produtividade em sua empresa? Compartilhe suas dicas conosco nos comentários.