O eSocial, sistema do governo que sintetiza as informações dos colaboradores de uma empresa em um só sistema, gerou dúvidas e insegurança entre quem trabalha no departamento pessoal. De fato, a novidade trouxe mudanças para a rotina de quem atua nessa área, mas elas são para o bem: vão tornar o trabalho mais produtivo e garantir a segurança da informações.
De qualquer forma, independentemente de opiniões, o fato é que o eSocial está em vigor desde julho de 2018, e quem trabalha no departamento pessoal precisa se adaptar para transmitir de forma adequada as informações ao governo e evitar problemas no futuro. Por isso, trazemos neste post alguns cuidados que é preciso tomar nesse processo.
Tenha cadastros completos
Conferir as informações dos seus colaboradores vai garantir que os dados enviados estejam corretos: nome, CPF, data de nascimento e NIS são alguns deles. O ideal é, já durante o processo de admissão, preencher corretamente esses dados, sem deixar nada em branco, isso porque é preciso repassá-los antes do dia em que o colaborador inicia seu trabalho na empresa. Alterações contratuais, como promoções, também devem ser informadas, assim como as rescisões.
Organize cargos, salários e benefícios
Em parceria com a área de recursos humanos, é importante ter a estrutura de cargos e salários bem organizada. As vagas devem estar de acordo com a Classificação Brasileira de Operações (CBO) e a empresa deve ter uma atividade definida segundo o Código Nacional de Atividade Econômica (CNAE).
Além disso, colaboradores que desempenham a mesma função e recebem salários diferentes precisam ter seus benefícios equiparados. Caso contrário, a empresa pode ter problemas com o eSocial. Por isso, é importante revisar os salários e benefícios dos funcionários seguindo a legislação e os acordos coletivos. Horas extras, descanso semanal remunerado e 13º salário também precisam ser informados corretamente e pagos de forma igualitária.
Atenção à jornada de trabalho
A empresa precisa informar os horários de início e término da jornada de trabalho. Nesse sentido, terão menos dificuldades negócios que já fazem um controle efetivo da jornada de trabalho. Uma maneira de fazer isso é contando com um software de controle efetivo da jornada de ponto.
Ele funciona integrado ao seu software de ponto e, com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
A ideia é promover um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa. Também é bom para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso e a qualidade de vida.
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Repasse as férias dentro dos prazos
É importante relembrar a legislação que diz respeito às férias dos colaboradores, já que transmitir essas informações em tempo real é uma necessidade trazida pelo eSocial. Pagar as férias no prazo, cumprir o tempo de férias determinado pela CLT, dentre outros atributos, é obrigação do empregador, assim como informar isso ao governo.
Inclua estagiários
Com o eSocial, a empresa precisa transmitir ao governo também as informações sobre estagiários. Dados como nome, natureza do estágio (obrigatório ou não), data prevista de término e nome e CPF de quem supervisiona o estágio devem ser repassados.
As mudanças trazidas pelo eSocial alteraram a rotina do departamento pessoal, mas, passada a fase de adaptação, devem tornar a área mais padronizada e segura. Se você quer outras dicas de como melhorar a gestão do seu departamento pessoal e de tornar sua empresa mais produtiva e evitar passivos trabalhistas, continue acompanhando o blog da Scua!
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Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.
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