Embora algumas vezes sejam necessárias, as horas extras são um problema para muitas empresas, já que representam uma despesa a mais na folha de pagamento. É verdade que alguns negócios (jornais e agências são alguns exemplos) trabalham com o imprevisto e precisam lançar mão da jornada estendida. Só que, nesses casos, a hora extra representa um investimento, já que as entregas dependem dela e precisam ser gerenciadas. E quando a hora extra se torna uma despesa? Como gerenciá-la?
Esse pode ser o caso, por exemplo, dos bancos e financeiras, negócios em que, salvo exceções, é possível realizar o trabalho dentro da jornada estabelecida. Quando a empresa não vê benefícios nas horas extras, chega a hora de se perguntar: como fazer para evitá-las? Como gerenciar horas extras de forma efetiva?
Quando é o momento de gerenciar horas extras?
Quando o excesso de horas extras representa uma despesa para o negócio e atrapalha a equipe, é a hora de gerenciá-las. Observar alguns sinais na equipe é uma maneira de saber quando começar a agir.
Horas extras em excesso costumam ser oriundas da procrastinação das tarefas. O problema é que isso gera atrasos em toda a equipe e pode gerar um efeito dominó de horas extras, com as entregas atrasadas de uma pessoa levando o restante da equipe a ficar até mais tarde no escritório também.
Outra origem do excesso de horas extras são as atividades em demasia, o que pode ser resolvido como uma melhor distribuição entre os membros da equipe ou com novas contratações.
Também podem advir da vontade de aumentar o salário. Nesse caso, vale avaliar o comportamento, que pode ser resolvido muitas vezes com reajustes ou bonificações e estimulando a produtividade em horário comercial.
Por fim, além da procrastinação e do excesso de tarefas, algo a observar são as atividades entregues com pouca qualidade, que precisam ser refeitas, gerando hora extra.
Como gerenciar horas extras?
Se você identificou improdutividade, entregas com pouca qualidade e colaboradores usando as horas extras como forma de aumentarem o salário, ou pelo menos um desses fatores, é hora de gerenciar horas extras em sua empresa.
Observe a execução das atividades
Será que as atividades diárias estão bem distribuídas, ou há funcionários sobrecarregados e outros onerosos? Fazer uma boa distribuição de tarefas, além de conversar com os colaboradores, é uma boa maneira de começar a combater as horas extras.
Da mesma forma, olhe para as tarefas repetitivas e veja se não é possível contratar alguma ferramenta para deixar os funcionários mais livres, o que pode sair bem mais barato do que o pagamento de horas extras. E, além de ferramentas que automatizam tarefas, softwares de produtividade podem ajudar a organizar o que precisa ser feito.
Outra ideia é observar, entre cargos iguais, um colaborador que consegue realizar seu trabalho no tempo certo e usá-lo como modelo, tentando reproduzir a maneira como ele trabalha e repassando-a a outros funcionários.
Faça campanhas para estimular o trabalho no horário
Está na mão do departamento pessoal fazer campanhas de conscientização sobre a importância de trabalhar dentro do horário, o que pode ser feito por meio de conversas, palestras, cartazes. Vale ressaltar a ideia de que trabalhar mais horas não significa mais produtividade, e relembrar os benefícios de aproveitar o horário de descanso para recarregar a energia e ter momentos de lazer.
Use um software de marcação de ponto
Trocar o ponto mecânico ou eletrônico por um software de gestão de ponto ajuda a gerenciar horas extras, porque é possível acompanhar no dia a dia as horas trabalhadas por cada funcionário. Assim, ao identificar que o recurso está sendo usado com frequência indesejada, fica mais fácil e rápido tomar as atitudes necessárias.
Implemente o banco de horas
Mesmo depois de redistribuir tarefas, fazer um trabalho de educação e adotar ferramentas, algumas horas extras ainda serão necessárias. Nesse sentido, uma alternativa é o banco de horas, que serve para registrar o tempo a mais que os funcionários ficaram na empresa, de forma cumulativa. De acordo com o tempo acumulado, o funcionário pode receber folgas ou pode sair mais cedo do trabalho.
Controle o acesso aos equipamentos
Em bancos e financeiras, uma solução um pouco mais rigorosa pode ser controlar o acesso dos colaboradores aos equipamentos necessários, liberando-os somente no horário estabelecido de trabalho. Essa é uma boa solução para estimular a produtividade durante o dia, evitar muitas pausas e combater as horas extras.
Adote um software de controle efetivo da jornada de trabalho
Um tipo de ferramenta que auxilia no gerenciamento de horas extras é o software de controle efetivo da jornada de trabalho, que funciona integrado ao software de marcação de ponto da empresa, bloqueando as máquinas antes e depois do horário de trabalho. O ideal é que esteja integrado com o RH. Assim, só é possível fazer a hora extra depois de solicitá-la a área de recursos humanos com uma justificativa e obter a liberação.
Scua Logon
O Scua Logon é um software de controle efetivo da jornada de ponto que funciona integrado ao seu software de ponto. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
Nosso software estimula um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa. Também é bom para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso e a qualidade de vida.
Mas, caso as horas extras sejam realmente necessárias, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao RH para que o mesmo faça a alteração.
Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente. Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio. Conheça mais sobre o Scua Logon clicando neste link.
Esperamos ter mostrado algumas práticas eficientes para evitar passivos trabalhistas os bancos e financeiras. Nesse caso, o melhor é sempre prevenir!
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Caso já queira entender como podemos ajudá-lo no controle da jornada de trabalho da sua equipe, conheça mais sobre o Scua Logon pedindo um contato, sem compromisso, clicando aqui.
Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.