Fazer um controle de ponto efetivo na empresa é algo que pode impactar positivamente nos custos com horas extras e até evitar passivos trabalhistas. É por isso que, nesse processo, a tecnologia é uma ótima aliada, pois proporciona exatidão e permite que o profissional do departamento pessoal foque em atividades mais estratégicas e menos braçais contribuindo para melhorar o controle jornada de trabalho.
Além dos já conhecidos sistemas de ponto eletrônico, outras novidades têm sido aplicadas ao controle da jornada de trabalho. Neste post falaremos sobre duas delas: internet das coisas e armazenamento em nuvem.
Internet das coisas aplicada à gestão de pessoas
A internet das coisas (internet of things, ou IoT) consiste em conectar os itens do dia a dia à internet. Uma pulseira da Nike, por exemplo, ajuda as pessoas a monitorarem a saúde cotidianamente.
Na área de gestão de pessoas a tecnologia não é exatamente uma novidade. Sistemas eletrônicos de registro de ponto já tornam mais simples a rotina da área de recursos humanos e do departamento pessoal há algum tempo. Com eles, é possível administrar melhor os colaboradores, que podem registrar o ponto de qualquer lugar.
Mas, se a tecnologia já é aplicada à gestão de pessoas, o que a internet das coisas traz de inovador? Existem algumas vantagens exclusivas da IoT, como a comunicação em tempo real entre o dispositivo em que o registro de ponto é feito (pode ser o computador, celular, relógio, dentre outros) o software de marcação.
Assim, o colaborador registra o ponto na empresa ou fora dela e a empresa recebe as informações na mesma hora, uma possibilidade que facilita o controle de escalas e horas extras. A vantagem é que se um funcionário é demitido, por exemplo, pode-se alterar seu status rapidamente no software e ele não consegue mais bater o ponto.
Com o IoT também se pode acessar com facilidade as informações de marcação de ponto feitas de qualquer lugar do mundo, um recurso valioso para empresas que têm filiais em diversas regiões do país ou no exterior. Dessa forma, não é preciso baixar informações nem nada do tipo. Tudo é feito online.
Armazenamento em nuvem
Já o armazenamento em nuvem também traz benefícios para a gestão de pessoas. Com ele, é possível fazer análises em qualquer lugar: não é preciso estar em um computador específico que tenha o software instalado. Assim, o departamento pessoal torna-se mais independente, bastando uma conexão com a internet.
Quando o sistema de ponto eletrônico combina essas duas características, a empresa tem mais previsibilidade sobre quanto cada funcionário trabalhou, evitando sustos na hora de fechar a folha de pagamento. Também evita erros no cálculo de horas, o que previne o negócio contra passivos trabalhistas.
Além disso, essas características também tornam a empresa mais transparente para os colaboradores.
Sistema de controle efetivo da jornada de ponto
Outra maneira de tornar o ponto eletrônico da sua empresa mais tecnológico é utilizando um software de controle efetivo da jornada de ponto. Esse tipo de ferramenta funciona integrada ao software de marcação de ponto da sua empresa, controlando a jornada de trabalho dos funcionários.
Trata-se de uma solução vantajosa porque oferece ao empregador mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários, o que reduz gastos com horas extras e passivos trabalhistas. Também é benéfico para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso.
Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema de ponto da sua empresa. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
Essa é uma forma de estimular um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa.
Caso as horas extras sejam realmente necessárias, no entanto, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao RH para que o mesmo faça a alteração. Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente.
Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio.
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Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.