Para muitos empresários, a folha de pagamento é encarada apenas como um dos principais custos fixos da empresa. No entanto, é possível olhar para esse custo também como um investimento. Para isso, é preciso fazer uma boa gestão da folha de pagamento, o que reduz problemas relacionados aos salários e benefícios e ainda motiva os colaboradores. Afinal, uma pessoa satisfeita com sua remuneração e recebendo em dia certamente produzirá mais.
Neste post, veja dicas para tornar a gestão da sua folha de pagamento mais eficiente e encará-la como um investimento.
Folha de pagamento: o que é a importância de organizá-la
A folha de pagamento é um documento que contém as informações de atividade e salário de cada um dos colaboradores. É um documento importante em termos operacionais, contábeis e fiscais, demonstrando o salário líquido, bruto, os benefícios e descontos que serão feitos a cada mês. Não existe um modelo único de folha de pagamento, mas é importante que ela contenha, além das informações de remuneração, a frequência de trabalho de cada colaborador.
Elaborar a folha de pagamento exige muita atenção e organização. Erros no documento podem acarretar em multas e passivos trabalhistas, o que custa caro para a empresa. A falta de planejamento, por sua vez, pode acarretar em problemas como falta de recursos para fazer o pagamento dos funcionários.
Ter uma folha de pagamento organizada, por outro lado, garante precisão e centralização de dados, agilidade, controle financeiro, facilidade na hora de gerar relatórios, previsibilidade financeira, acesso fácil ao histórico dos colaboradores e muito mais. Por isso, encarar sua folha de pagamento com responsabilidade é o primeiro passo para que ela seja um investimento para a empresa. Nos próximos tópicos, trazemos dicas práticas de como fazer isso.
Definição de cargos e salários
Em uma estrutura de cargos e salários, você define a posição de cada colaborador em relação ao quadro dos funcionários. Também descreve comissões, gratificações e outros benefícios. É importante que essa estrutura seja transparente. Assim, os colaboradores sabem o que precisam fazer para crescerem na empresa.
Mas também é benéfico para a administração, já que permite saber quantos colaboradores ocupam cada um dos cargos, de modo que é possível controlar os gastos com a folha de pagamento e ter previsibilidade.
Provisionamento de gastos
O provisionamento de gastos significa ter conhecimento sobre as despesas e quando elas acontecem para prever e fazer o planejamento do pagamento delas. Aqui podem ser incluídos o décimo terceiro salário, as férias, dentre outros.
Tudo isso deve ser previsto desde o início do ano para não prejudicar a gestão das finanças quando chegar a hora de fazer o pagamento. Isso evita, por exemplo, ter que recorrer a empréstimos ou, pior, deixar os colaboradores sem pagamento.
Criando uma rotina para entrega do contracheque
O contracheque, também chamado de holerite, traz os valores que o funcionário receberá naquele mês, assim como as deduções. É obrigação da empresa entregá-lo mensalmente, o que pode ser feito no papel ou em formato digital, mais cômodo para empresas que possuem muitos funcionários.
É importante estabelecer uma rotina de entrega dos contracheques, garantindo que os funcionários têm conhecimento de que estão recebendo de forma correta.
Usando a tecnologia
A tecnologia veio para facilitar o trabalho do departamento pessoal, e com a folha de pagamento não é diferente. Já é possível automatizar a gestão da folha, o que diminui erros e torna o trabalho da equipe de DP mais produtivo e menos repetitivo. Por isso, não gaste mais tempo calculando manualmente o pagamento dos funcionários!
Há no mercado softwares que fazem o cálculo da folha de maneira automática. Esse tipo de ferramenta automatiza o controle de ponto, faz a gestão do pagamento e emite o contracheque. Mas, se possível, mantenha também uma versão impressa e assinada pelos colaboradores, armazenada em um local seguro. Faça também um backup dos documentos na nuvem.
Fazendo o controle das horas trabalhadas
Controlar a jornada de trabalho dos colaboradores é fundamental para que a folha de pagamento seja condizente com a realidade. É importante, por isso, que as horas sejam registradas diariamente. Além disso, empresas que possuem mais de 10 funcionários precisam fazer o registro de ponto, o que pode ser feito manualmente, de forma mecânica ou eletrônica.
O ponto eletrônico, no entanto, é o mais moderno e confiável atualmente. Com ele você consegue gerar relatórios, fazer integrações com outras ferramentas, dentre outras vantagens que tornam a gestão da folha ainda mais fácil.
Use um software de controle efetivo da jornada de trabalho
Uma maneira de garantir que a sua folha de pagamento esteja condizente com a realidade é usando um software de controle efetivo da jornada de trabalho. Esse tipo de ferramenta funciona integrada ao seu software de ponto. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
A ideia é promover um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa. Também é bom para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo o tempo de descanso e a qualidade de vida. Se você tem interesse em conhecer um software desse tipo, confira o Scua Logon. Clique aqui e saiba mais!
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Com o Scua Logon é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada?
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.
Esperamos ter mostrado nesse post como uma boa gestão da folha de pagamento pode evitar problemas, manter os funcionários motivados e representar um investimento para o negócio, garantindo o crescimento saudável da sua empresa.
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