Saber quão de perto acompanhar os colaboradores é um desafio que gestores costumam enfrentar. Afinal, o quanto se pode seguir as atividades que seus colaboradores estão realizando sem incorrer em microgerenciamento? E o quanto deixá-los livres? Qual o distanciamento necessário?
Neste post, trazemos algumas dicas para você conhecer seus colaboradores, saber o que eles fazem e acompanhar as atividades para melhorar a produtividade do time, a satisfação dos funcionários e o clima da empresa.
Conheça os perfis de cada funcionário
As pessoas têm personalidades e necessidades diferentes, e isso se reflete no ambiente corporativo. Alguns testes voltados para empresas, como o DISC, ajudam a conhecer as diferentes personalidades de cada colaborador, respeitando as características de cada um e entendendo como distribuir melhor as atividades de acordo com as habilidades deles.
Não adianta pedir para um colaborador que prefere trabalhar com análise de dados, por exemplo, fazer um trabalho extremamente criativo. A partir das personalidades, é possível distribuir tarefas de maneira mais satisfatória para todos e aproveitar as aptidões de cada funcionário.
Tenha equipes com perfis equilibrados
Da mesma forma, o gestor pode promover o equilíbrio, combinando diferentes perfis de colaboradores para que o trabalho se complemente. Pense em uma área analítica, com diversos colaboradores introspectivos. Essa área raramente vai comunicar suas conquistas ou necessidades para o restante da companhia. Por isso, é melhor que cada área conte com os pontos fortes dos diferentes perfis.
Você verá que alguns colaboradores não estão em funções compatíveis com aquilo que fazem melhor. Trocas de cargo podem ajudar a realocá-las em algo que gostem de fazer, motivando-as. Lembrando que são funções, não se trata de colocar, por exemplo, um programador para fazer o trabalho de um profissional de marketing.
Promova o autoconhecimento
Além de conhecer os funcionários por meio de testes, os gestores podem promover o autoconhecimento de outras formas, por exemplo incentivando que pensem em suas carreiras. Eles podem traçar metas pessoais de desenvolvimento que vão ao encontro das metas da empresa, numa relação lucrativa para ambos os envolvidos.
Palestras, auxílio-terapia, coaching, convivência com outros departamentos. Tudo isso pode ajudar o colaborador a olhar para si e entender melhor a sua personalidade, o que se reflete no ambiente de trabalho, que se torna mais agradável, leve e colaborativo.
Saiba onde estão os conflitos
Outra maneira de conhecer bem os seus colaboradores é sabendo os conflitos que enfrentam. Identificar esses conflitos, em que áreas podem ocorrer, qual a atitude dos colaboradores diante deles vai ajudar a resolvê-los e a alertar lideranças de diferentes áreas para atuar em conjunto.
Tenha uma rotina de feedbacks
A transparência na relação com os colaboradores é fundamental para que eles saibam por meio de quais critérios estão sendo avaliados. E, para isso, nada melhor do que reuniões periódicas de feedback.
Uma rotina quinzenal ou mensal de conversas com o líder vai ajudar a ajustar pontos de melhoria, a alinhar as expectativas e a saber de problemas que os colaboradores possam ter desde o início, antes que cresçam e acabem resultado em turnover.
Use a tecnologia para acompanhar atividades
Por fim, mas não menos importante, você pode usar a tecnologia para acompanhar o que os colaboradores estão fazendo no computador. Assim, você tem uma ferramenta trabalhando por você enquanto foca em atividades mais estratégicas. Além disso, fazer um controle efetivo da jornada de trabalho, evitando passivos trabalhistas e estimulando a produtividade.
Para isso, adote um software de controle efetivo da jornada de trabalho. Esse tipo de ferramenta funciona integrada ao software de marcação de ponto e oferece ao empregador mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários, o que reduz gastos com horas extras e passivos trabalhistas. Também é benéfico para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo seu tempo de descanso.
Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema de ponto da empresa. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada. Essa é uma forma de estimular um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa.
Caso as horas extras sejam realmente necessárias, no entanto, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao departamento pessoal para que o mesmo faça a alteração. Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente.
Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio.
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Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.
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