A ideia de trabalhar em horários flexíveis é bem atraente para os colaboradores, que podem ter mais controle sobre a própria jornada e ajustar a rotina de trabalho às tarefas do dia a dia. Nessa forma de jornada, os funcionários podem escolher quando começam e terminam suas atividades e, em alguns casos, a flexibilidade é estendida, além do horário, para o local de trabalho.
Além de aproveitar a tecnologia disponível, muitas empresas têm adotado a jornada flexível para atender as requisições dos colaboradores, principalmente dos mais jovens, que exigem mais flexibilidade. Para esses negócios, a jornada flexível funciona como uma forma de retenção de talentos.
Mas será que isso funciona para todas as empresas? E para o departamento pessoal, como fica o controle da jornada? É fato que, principalmente para o DP, a jornada de trabalho flexível traz alguns desafios. Por isso, se a sua empresa, ou a empresa em que você trabalha, está pensando em adotar a jornada flexível, leve em consideração estes desafios comuns de encontrar pelo caminho.
Manter uma rotina
Manter uma rotina é vantajoso para o colaborador, que começa na mesma hora todos os dias, fazendo as mesmas tarefas. Isso cria um padrão de comportamento e, depois de algum tempo, é mais fácil para ele realizar as atividades, que vão se tornando mais automáticas. Para a empresa, resulta em entregas mais ágeis.
Com o horário flexível, no entanto, isso se perde. O colaborador pode se tornar improdutivo, o que é ruim tanto para ele quanto para a empresa. Por isso, para negócios que desejam, mesmo assim, implementar a jornada flexível, é preciso investir em disciplina, estimulando os colaboradores a manterem uma rotina, mesmo os que estiverem trabalhando remotamente.
Evitar a procrastinação
Ter liberdade é bom, mas lidar com ela exige uma disciplina que nem todos os colaboradores estão dispostos a ter quando escolhem por uma jornada de trabalho flexível. E um dos problemas que vem com essa falta de disciplina é a procrastinação, quando o colaborador posterga as tarefas que tem para realizar até a véspera da entrega, já que pode postergar a jornada.
Além de diminuir o rendimento do colaborador, isso pode provocar um efeito dominó, atrasando as entregas de toda a empresa. Por isso, é importante deixar claros os prazos de entrega para o colaborador, além de definir metas.
Estimular a qualidade de vida
O funcionário que procrastinou não vai hesitar em virar a noite terminando o trabalho que poderia ter feito no tempo certo, por exemplo. O problema aqui é que isso acarreta na perda da qualidade de vida desse trabalhador. Afinal, ele também precisa passar tempo de qualidade com a família, com os amigos e recarregando as energias para o dia seguinte.
Por isso, além de estimular a rotina e combater a procrastinação, um desafio da jornada flexível para empresas que a adotam é estimular o equilíbrio entre vida pessoal e vida profissional.
Encerrar o trabalho
O objetivo de ter uma jornada flexível não é trabalhar o tempo todo, mas sim distribuir melhor as atividades ao longo do dia, de acordo com os interesses de cada colaborador. Mas, mesmo sabendo disso, um desafio que surge é deixar clara a linha entre horário de trabalho e descanso. Aqui, mais uma vez, cabe à empresa fazer um trabalho de educação com esses colaboradores em jornada flexível.
Reter os colaboradores
No fim das contas, o atraso nas entregas dos funcionários acaba gerando mais custos para a empresa, que tem a operação prejudicada. Esse atraso nas entregas pode ainda prejudicar a retenção de talentos, quando os colaboradores saem da empresa por problemas de saúde ou porque são desligados e precisam ser substituídos por novos funcionários.
Impor limites
Mesmo com a jornada flexível, é preciso que haja algumas regras para que as atividades fiquem prontas no momento desejado. Por isso, o departamento pessoal que deseja implementar essa modalidade precisa comunicar ao time as normas que devem ser cumpridas, dando alguns limites para a liberdade dos colaboradores.
Para empresas que funcionam em horário comercial, como é o caso de bancos e financeiras, por exemplo, a flexibilidade não pode ser total, já que o trabalho precisa ser realizado durante o dia.
Controle da jornada de trabalho flexível
Por fim, um grande desafio para gestores de departamento pessoal é o de controlar a jornada flexível. O que é melhor adotar? A opção mais adequada encontrada por empresas tem sido o software de marcação de ponto online, que pode ser instalado no celular e permite ao colaborador fazer a marcação em qualquer horário, de qualquer lugar.
Ainda assim, garantir que o funcionário está realmente trabalhando quando marcou o ponto continua sendo desafiador.
Como você pode ver, adotar a jornada flexível pode ser uma boa opção para muitas empresas, mas para negócios mais tradicionais, como bancos e financeiras, traz alguns desafios. Cabe ao departamento pessoal dessas empresas avaliar se a adoção vale a pena.
Scua Logon
Se você trabalha em uma empresa desse tipo e quer estimular a produtividade dos funcionários, mas sem adotar a jornada flexível, uma alternativa pode ser o software de controle efetivo da jornada de trabalho.
Esse tipo de ferramenta funciona integrada ao software de marcação de ponto e oferece ao empregador mais controle sobre a jornada de trabalho dos funcionários, o que reduz gastos com horas extras e passivos trabalhistas. Também é benéfico para a equipe, que é mais produtiva nos horários em que deve trabalhar, garantindo seu tempo de descanso.
Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema de ponto da empresa. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada. Essa é uma forma de estimular um aproveitamento melhor das horas de trabalho, diminuindo a necessidade de fazer horas extras e, por consequência, as despesas da empresa.
Caso as horas extras sejam realmente necessárias, no entanto, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao departamento pessoal para que o mesmo faça a alteração. Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente.
Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio.
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Caso já queira entender como podemos ajudá-lo no controle da jornada de trabalho da sua equipe, conheça mais sobre o Scua Logon pedindo um contato, sem compromisso, clicando aqui.
Com ele, é possível restringir o acesso dos colaboradores à estação de trabalho de acordo com a carga horária determinada para cada usuário, de forma simples e automatizada.
Horas extras ou extensões de jornada serão aplicadas em um fluxo de aprovação automatizado e previamente autorizado pelo gestor. Simples e fácil.