Nos últimos anos, o ponto eletrônico tornou-se um grande aliado das empresas, permitindo saber com exatidão a jornada de trabalho cumprida por cada funcionário, facilitando o cálculo de salários e horas extras e automatizando o processo.
Como tem sido bastante usado por empresas, o ponto eletrônico ganhou especificações na legislação. Por meio das portarias 1510/09 e 373/11, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) definiu o que pode e o que não pode na hora de utilizar marcação de ponto eletrônica. E não cumprir essas obrigações pode trazer riscos para sua empresa.
É sobre esses possíveis riscos que falaremos neste post.
O que dizem as portarias 1510/09 e 373/11
Antes de falarmos dos riscos especificamente, é interessante relembrar o que diz a legislação.
O artigo segundo da portaria 1510/09 diz que o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não permitindo ações que desvirtuem as informações. Como exemplos desses problemas, cita:
- restrições de horário à marcação do ponto;
- marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
- exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada;
- existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Lançada dois anos depois para atualizar sua antecessora, a portaria 373/11 trouxe como principal mudança a autorização do registro de ponto alternativo pelas empresas, contanto que fossem autorizados pelo acordo coletivo de cada categoria.
O ponto por exceção obriga a empresa a deixar disponível para os funcionários consultarem informações que possam modificar a folha de pagamento mensal. Assim como a portaria anterior, esta também proíbe:
- marcação automática do ponto
- exigência de autorização prévia para marcação de sobrejornada
- alteração ou a eliminação dos dados registrados pelo empregado.
Também exigiu que os dados de marcação de pontos ficassem disponíveis em uma central de dados.
Riscos de não seguir a legislação de ponto eletrônico
É importante que empresários fiquem atentos à legislação do ponto eletrônico, especialmente às duas portarias sobre as quais falamos acima. Empresas com mais de 10 colaboradores devem registrar a entrada e a saída deles, de forma manual ou eletrônica. E todos os colaboradores devem registrar suas jornadas também.
Isso porque, caso haja uma reclamação trabalhista ou em casos de demissão por justa causa, por exemplo, é preciso apresentar provas à justiça do trabalho.
Veja os principais problemas decorrentes do não cumprimento dessa legislação.
Multa
Empresas que utilizam ponto eletrônico devem ter seus equipamentos regulamentados pelo Ministério do Trabalho e do Emprego e utilizarem um software que atenda as especificações da Portaria 1510/09. Quem não adequar seus equipamentos a essas normas está sujeito a multas.
Da mesma forma, não ter documentada a jornada de trabalho dos funcionários pode acarretar em multas e ações judiciais.
Processos
No direito, a área trabalhista é das que mais recebe processos. Quando o empregador deixa de fazer o registro do ponto, não tem como saber quantas horas trabalhou, se fez horas extras etc., abrindo margem para processos trabalhistas.
Como evitar problemas no registro de ponto dos seus colaboradores
A melhor forma para estar de acordo com essas exigências é adotando um sistema eletrônico de registro de ponto, que diminui fraudes e torna o processo mais transparente e automatizado para você e para os colaboradores, além de estar sempre atento às mudanças na legislação.
Mas não é só isso. Se você não quer perder a produtividade da equipe nem gastar com horas extras e passivos trabalhistas, vale usar também uma ferramenta que trabalha integrada ao software de marcação de ponto da sua empresa, controlando a jornada de trabalho dos funcionários.
Um exemplo desse tipo de software é o Scua Logon. Com ele, cada funcionário só pode iniciar seu trabalho em uma máquina após registrar o início da jornada no sistema. O mesmo acontece com intervalos. Quando a carga horária de trabalho termina, a máquina é bloqueada.
Caso as horas extras sejam realmente necessárias, no entanto, é preciso solicitá-las e obter permissão para continuar tendo acesso à estação de trabalho. O colaborador pede horas extras ao gestor, que pode aprovar e liberar o acesso no sistema ou aprovar e encaminhar o pedido ao RH para que o mesmo faça a alteração. Após a liberação, o funcionário pode ter acesso novamente.
Também é possível configurar a quantidade máxima de horas extras diárias e determinar quem está ou não sujeito ao controle de jornada e bloqueio.
Conheça mais sobre o Scua Logon.